УТВЕРЖДЕНО
Советом директоров ПАРТАД
(протокол №03/2017 от 31.03.2017)
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок формирования и деятельности постоянных и специальных комитетов и иных рабочих органов (далее - Комитеты) Профессиональной Ассоциации Регистраторов, Трансфер-Агентов и Депозитариев (далее - Организация).
1.2. Настоящее Положение является внутренним документом Организации.
1.3. Настоящее Положение утверждается Советом директоров Организации.
1.4. Комитеты Организации создаются решением Совета директоров Организации. Датой создания Комитета является дата утверждения персонального состава Комитета Советом директоров Организации. Цели и основные функции Комитетов определяются при их создании.
1.5. Постоянным комитетом Организации является Комитет, созданный на неограниченный срок для осуществления постоянных функций.
1.6. Специальным комитетом Организации является Комитет, созданный на ограниченный срок для решения отдельных задач.
1.7. В составе Комитетов для реализации конкретных проектов могут создаваться подкомитеты и рабочие группы.
1.8. Решение о ликвидации, разделении или объединении Комитетов принимается Советом директоров Организации.
1.9. Членство в Комитете является добровольным и безвозмездным.
2. Порядок создания постоянных комитетов
2.1. Вопрос в повестку заседания Совета директоров о создании постоянных Комитетов может быть внесен по решению Общего собрания Организации, Советом директоров Организации, Исполнительным органом Организации, Руководителем Организации (или лицом, его замещающим) и не менее чем 3 (тремя) членами Организации.
2.2. Совет директоров Организации принимает решение о создании постоянного Комитета. В течение одного месяца после принятия решения о создании Комитета Исполнительный орган Организации (или лицо, его замещающее) принимает заявления от членов Организации, изъявивших желание принимать участие в работе создаваемого Комитета.
2.3. Персональный состав создаваемого Комитета утверждается Советом директоров Организации.
3. Порядок создания специальных комитетов, подкомитетов, рабочих групп
3.1. Специальные Комитеты создаются решением Совета директоров для решения отдельных задач на определенный срок.
3.2. Совет директоров Организации принимает решение о персональном составе специального Комитета и назначает его руководителя.
3.3. Решение о создании подкомитетов и рабочих групп принимается на заседании Комитета, в рамках которого они создаются. На заседании Комитета определяется цель создания, функции, регламент работы и персональный состав подкомитетов и рабочих групп, а также руководитель соответствующего подкомитета или рабочей группы.
3.4. Функции контроля деятельности подкомитетов и рабочих групп выполняет Комитет, по решению которого они были созданы. Все документы, разработанные подкомитетами и рабочими группами, должны предоставляться в соответствующий Комитет для утверждения.
4. Состав комитетов
4.1. Членом Комитета может быть представитель любого члена Организации, в том числе ассоциированного члена.
4.2. Член Организации имеет право направлять для работы в одном Комитете только одного своего представителя, обладающего статусом члена Комитета. Один член Организации может направлять своих представителей в различные Комитеты.
4.3. Квота на количество членов Комитета устанавливается Советом директоров Организации.
4.4. После избрания нового состава Совета директоров Организации персональный состав действующих Комитетов Организации подлежит утверждению новым Советом директоров Организации. Совет директоров Организации вправе внести изменения в количественный и персональный состав Комитетов.
4.5. Член Организации может подать заявление на участие в работе любого постоянного Комитета. Заявления принимаются Исполнительным органом Организации.
4.6. Срок полномочий члена вновь создаваемого Комитета начинается с даты утверждения персонального состава Комитета Советом директоров Организации.
4.7. В случае подачи заявления на участие в работе действующего Комитета Исполнительный орган Организации, после согласования с Комитетом, представляет кандидатуру заявителя Совету директоров Организации для рассмотрения на ближайшем заседании. Срок полномочий нового члена действующего Комитета начинается с даты утверждения его кандидатуры Советом директоров Организации.
4.8. Лица, утвержденные Советом директоров Организации в качестве членов Комитета, имеют право голоса по всем вопросам, рассматриваемым Комитетом.
4.9. Член Комитета обязан принимать участие в его заседаниях. В случае не участия более чем в половине заседаний Комитета в течение 3 (трех) месяцев без уважительных причин Председатель Комитета по представлению секретаря Комитета может включить в повестку заседания Комитета вопрос о выведении члена Комитета из состава Комитета. Если член Комитета не может по каким-либо причинам присутствовать на заседании, он обязан сообщить об этом Председателю Комитета или секретарю Комитета.
4.10. Член Комитета может быть выведен из его состава по заявлению члена Организации, делегировавшего своего представителя в Комитет, по решению Совета директоров Организации.
4.11. В случае невозможности личного присутствия на заседании Комитета член Комитета имеет право направить на заседание Комитета своего представителя. Представитель действует по доверенности, выданной ему членом Комитета. Срок действия, указанный в такой доверенности, должен распространяться только на одно заседание Комитета. Представитель члена Комитета, действующий по доверенности, обладает правом одного голоса.
4.12. В состав Комитета могут также включаться эксперты - представители членов Организации, не являющиеся членами Комитета, представители организаций, не являющихся членами и ассоциированными членами Организации, а также сотрудники Организации с правом совещательного голоса. Состав экспертов Комитета утверждается решением Исполнительного органа Организации.
5. Председатель Комитета. Его права и обязанности
5.1. Работой Комитета руководит его Председатель.
5.2. Председатель Комитета назначается Советом директоров по предложению членов соответствующего Комитета из числа членов Комитета, а также экспертов, имеющих опыт работы в сфере финансового рынка, необходимый для решения задач Комитета. В случае создания нового Комитета, а также если членами Комитета не предложена кандидатура Председателя Комитета, Совет директоров Организации имеет право назначить его самостоятельно.
5.3. Председатель Комитета выполняет следующие функции:
5.4. Председатель Комитета имеет право ставить перед членами Комитета и/или Советом директоров Организации вопрос о выведении (введении) члена Комитета из его состава (в его состав).
5.5. Члены Комитета имеют право выбрать из своего состава заместителя Председателя Комитета. В отсутствии Председателя его заместитель выполняет функции в соответствии с п.5.3 настоящего Положения.
5.6. При прекращении полномочий Председателя Комитета его обязанности, до утверждения нового Председателя Комитета, исполняет заместитель Председателя Комитета, а в случае его отсутствия - член постоянного Комитета, избранный на текущем заседании.
5.7. Прекращение полномочий Председателя Комитета осуществляется по решению Совета директоров Организации.
5.8. Председатель Комитета имеет право обратиться в Совет директоров Организации с просьбой о прекращении своих полномочий.
6. Секретарь комитета
6.1. Каждый постоянный Комитет Организации должен иметь секретаря Комитета.
6.2. Секретарем Комитета является штатный сотрудник Организации. Секретарь является представителем Организации в Комитете.
6.3. Секретарь Комитета назначается решением Исполнительного органа Организации.
6.4. Секретарь Комитета выполняет следующие функции:
6.5. Секретарь Комитета обязан присутствовать на заседаниях Комитета. Секретарь Комитета имеет право только совещательного голоса при обсуждении вопросов повестки дня заседания.
6.6. Секретарь Комитета может быть заменен по решению Исполнительного органа Организации и по согласованию с Председателем Комитета на основании соответствующего решения.
7. Порядок работы
7.1. Председатель Комитета определяет дату проведения заседаний.
7.2. Очередные заседания постоянных Комитетов проводятся не реже одного раза три месяца.
Заседания специальных Комитетов Организации проводятся по мере необходимости.
Внеочередные заседания постоянных Комитетов могут проводиться по инициативе Совета директоров Организации, Исполнительного органа Организации, Руководителя Организации (или лица, его замещающего), Председателя Комитета или двух членов Комитета.
7.3. План работы Комитета составляется на срок, не превышающий одного года. План работы визируется Председателем Комитета и секретарем Комитета. План работы должен быть утвержден Советом директоров Организации.
7.4. На заседании Комитета рассматриваются вопросы, включенные в повестку дня. Повестка дня составляется Председателем Комитета в соответствии с планом работы Комитета, поручениями Совета директоров Организации, решениями Комитета или его подкомитетов, представлениями Исполнительного органа Организации. По инициативе Председателя Комитета, его членов, либо любого присутствующего на заседании лица может быть принято решение о включении в повестку дня дополнительных вопросов. За это решение должны проголосовать не менее половины постоянных членов Комитета, присутствующих на заседании.
7.5. В случае созыва внеочередного заседания Комитета повестка дня согласовывается Председателем Комитета с инициатором проведения заседания.
7.6. Повестка дня, время и место проведения заседания доводятся секретарем Комитета до членов Комитета и экспертов не менее чем за 3 (три) рабочих дня до заседания.
7.7. Заседание проводится Председателем Комитета. В случае его отсутствия заседание проводит его заместитель, а при отсутствии последнего член Комитета, избранный членами Комитета, присутствующими на заседании.
7.8. Решения на заседаниях Комитетов принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов Комитета. При равенстве голосов голос Председателя комитета является решающим. Каждый член Комитета обладает одним голосом.
7.9. Документы, рассматриваемые на заседаниях Комитета, утверждаются Комитетом путем голосования и передаются для рассмотрения в соответствии с порядком утверждения документов, разработанных Комитетами Организации. Документ считается утвержденным Комитетом, если за него проголосовало не менее половины присутствующих на заседании постоянных членов Комитета. Документ вступает в силу в срок, указанный в решении об утверждении его Советом директоров Организации.
7.10. В случае необходимости заседание Комитета может быть проведено заочно. Для этого вопрос, вынесенный на голосование, должен быть изложен в письменном виде, ясно сформулирован и направлен членам Комитета с указанием срока, отведенного для голосования, который не может быть менее 2 (двух) рабочих дней. Постановка вопроса должна предполагать однозначный и определенный ответ.
7.11. Все материалы, разработанные и утвержденные Комитетом для использования членами/ассоциированными членами Организации, но не требующие утверждения Советом директоров, должны доводиться до членов/ассоциированных членов Организации в срок не позднее 7 (семи) рабочих дней с даты утверждения Комитетом. Для доведения до сведения членов/ассоциированных членов Организации материалов по своей деятельности, Комитет имеет право использовать информационные каналы Организации.
7.12. По решению Комитета подкомитетам и рабочим группам, членам Комитета или приглашённым специалистам и экспертам может поручаться разработка проектов документов для рассмотрения на Комитете.
7.13. На заседаниях Комитета ведется протокол заседания. Протоколы должны храниться в Организации и быть доступными для ознакомления всем членам Организации.
8. Порядок внесения изменений в настоящее Положение
8.1. Изменения и дополнения к настоящему Положению могут быть внесены решением Совета директоров по представлению члена Совета директоров или по предложению членов Комитетов Организации.